Xã Hiệp Lực huy động cán bộ, công chức, giáo viên trên địa bàn xã hỗ trợ lựa chọn tài liệu trước khi đưa vào chỉnh lý.

Sau sắp xếp đơn vị hành chính, khối lượng hồ sơ, tài liệu của xã Thuần Mang cũ và xã Hiệp Lực cũ cần rà soát, chỉnh lý và số hóa lên tới 135 mét, nhiều tài liệu tồn đọng qua nhiều năm chưa được sắp xếp khoa học. Thực hiện Kế hoạch số 132/KH-UBND ngày 02/4/2026 của UBND tỉnh Thái Nguyên về việc triển khai thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, UBND xã Hiệp Lực đã ban hành các văn bản chỉ đạo triển khai thực hiện nhiệm vụ; thành lập Tổ công tác tham mưu, chỉ đạo, tổ chức thực hiện Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn xã.

Để hoàn thành khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn, xã Hiệp Lực đã huy động tối đa công chức các phòng chuyên môn và giáo viên trên địa bàn xã tham gia hỗ trợ chỉnh lý và nhập dữ liệu theo sự hướng dẫn của cán bộ chuyên môn. Mặc dù khối lượng công việc lớn, lại đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng và độ chính xác cao, song với tinh thần trách nhiệm, đội ngũ cán bộ, công chức và giáo viên được huy động đều nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao, góp phần đẩy nhanh tiến độ thực hiện chiến dịch.

Sau hơn 90 ngày thực hiện chiến dịch, xã Hiệp Lực đã hoàn thành chỉnh lý 10/10 mét tài liệu từ năm 2015 trở về trước, đạt 100% kế hoạch. Khối tài liệu được chỉnh lý thuộc nhiều lĩnh vực quan trọng như địa chính - đất đai, hồ sơ quy hoạch, hồ sơ xây dựng, hồ sơ kế toán và các tập văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND các xã trước khi sắp xếp gồm Hương Nê, Lãng Ngâm và Thuần Mang.

Song song với đó, công tác số hóa tài liệu cũng được triển khai khẩn trương. Xã đã thực hiện số hóa 4.320 trang tài liệu A4, gồm các tập văn bản chỉ đạo, điều hành của UBND các xã cũ Hương Nê, Lãng Ngâm và Thuần Mang. Việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang dữ liệu điện tử góp phần bảo đảm an toàn tài liệu, nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tạo nền tảng phục vụ khai thác, tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác.

Đối với công tác quản lý, cập nhật hồ sơ điện tử từ ngày 01/7/2025 đến nay, xã Hiệp Lực đã ban hành và cập nhật đầy đủ Danh mục hồ sơ trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh đối với hai năm 2025 và 2026, đạt 100%. Năm 2025, toàn xã đã tạo lập đầy đủ văn bản, tài liệu đối với 250/250 hồ sơ điện tử, đạt 100%. Đối với năm 2026, tổng số hồ sơ điện tử là 494 hồ sơ, trong đó đã tạo lập đầy đủ 367 hồ sơ, số còn lại sẽ tiếp tục được tạo lập theo quy định.

Hiện nay xã Hiệp Lực đang triển khai thực hiện chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2016 đến ngày 30/6/2025 với khối lượng còn tồn đọng khoảng 30 mét. Thời gian thực hiện đến ngày 15/8/2026 nhằm xử lý dứt điểm toàn bộ tài liệu chưa được chỉnh lý theo quy định đã tiếp nhận, quản lý theo thẩm quyền trước ngày 30/6/2025. Đây là cơ sở quan trọng để địa phương tiếp tục hoàn thiện công tác lưu trữ, quản lý dữ liệu, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số, cải cách hành chính và xây dựng nền hành chính hiện đại, phục vụ ngày càng tốt hơn người dân và doanh nghiệp.

Việc hoàn thành Chiến dịch 100 ngày số hóa, làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu đã cho thấy sự chủ động, quyết liệt của cấp ủy chính quyền xã. Qua đó từng bước hoàn thiện nền tảng dữ liệu đồng bộ, phục vụ hiệu quả công tác quản lý và giải quyết thủ tục hành chính./.